На главнуюНаши публикации. Глава 5. Начало информатизации в школе

Глава 5. Начало информатизации в школе

  - Ну что, тронулся лед? – добивался Остап.
Воробьянинов запыхтел и покорно сказал:
- Тронулся.
- Ну, по рукам, уездный предводитель каманчей! Лед тронулся! Лед тронулся, господа присяжные заседатели!
И. Ильф, Е. Петров "Двенадцать стульев"

Цели и задачи

Главная цель первого этапа – создание информационной, организационной и психологической основы для дальнейшего внедрения Перспективной Школы. Главные задачи – ввод и обновление тех данных, которые впоследствии будут использоваться другими программными комплексами; автоматизация базовых деловых процессов, в которых задействована школьная администрация.

Уже на первом этапе можно добиться снижения нагрузок на некоторые категории сотрудников и повышения эффективности их работы. Но все-таки, следует отметить, что ждать значительных результатов не стоит. Автоматизации пока подлежит лишь небольшая часть образовательной деятельности. Соответственно и круг постоянных пользователей Перспективной Школы на этом этапе сильно ограничен.

На первом этапе ставится еще одна задача – вовлечение в использование информационных технологий практически всех сотрудников школы. Пока речь идет о базовых навыках работы на компьютере и снятии психологического барьера. Поэтому важно организовать эффективную популяризаторскую и разъяснительную работу так, чтобы в педагогическом коллективе постепенно формировалось боевое настроение, уверенность в победе и желание работать.

Начало комплексной информатизации – это время стратегического планирования. В это время определяются сроки и ориентиры для всего проекта. Руководители школы должны ответить себе и коллективу на важные вопросы. Когда школа перейдет на уровень Мастер**, когда на уровень Стандарт***, когда, она выйдет на уровень Престиж****, а когда вплотную подойдет к уровню Мечта*****.

Два подхода

Стартовые условия в разных школах могут существенно различаться. Во-первых, по материально-техническому обеспечению информатизации, во-вторых, что более существенно, по накопленному опыту и готовности кадров. Поэтому, как отмечалось ранее, предложить универсальную модель внедрения комплексной информатизации невозможно. Каждая школа, каждый директор будет выбирать собственный путь.

Различия в обеспеченности средствами информатизации не имеют принципиального значения. Если в школе достаточно компьютерной техники, есть локальная вычислительная сеть и скоростной доступ в Интернет, ей проще будет решать поставленные содержательные задачи. Если компьютерных ресурсов недостаточно, какие-то этапы будут длиться дольше в силу объективных причин.

Существенное значение имеет опыт практической информатизации, накопленный школой ранее. Если школа прошла значительный путь в информатизации, создала немало информационных ресурсов, активно использует программное обеспечение образовательного назначения, ей начинать все с нуля не с руки. Особенно тяжело принимать новые кардинальные решения тем школам, где созданы и активно используются общешкольные базы данных. Слишком большие усилия были затрачены на их создание, чтобы повторить эту работу заново.

Наименее болезненный путь – это поэтапный перевод всей существующей информации в новые форматы, по мере чего будет происходить и переход всех пользователей на новые программные комплексы. Этот путь хорош тем, что новые полезные функции пользователи будут получать относительно быстро, не теряя при этом тех возможностей, которые имелись ранее. В каждом конкретном случае модель перехода должна разрабатывать отдельно, с привлечением квалифицированных ИТ-специалистов. В некоторых случаях могут применяться специальные программные надстройки, которые позволят обращаться к данным в старых форматах при помощи новых инструментов.

Второй подход – это начинать работу практически с нуля, то есть обеспечивать ввод данных заново. В этом случае также могут использоваться процедуры импорта данных из старых приложений в новые программные комплексы. Отличие от предыдущего подхода заключается в том, что это делается один раз на первом этапе. Преимущество данного этапа – быстрый переход к интегрированным решениям и единым информационным ресурсам. Главный недостаток – отказ от наработанного опыта и части накопленных данных.

В данной главе я буду описывать второй подход. Надеюсь, эти рассуждения и рекомендации помогут всем, кто только встал на путь комплексной информатизации.

Необходимые ресурсы

Рассмотрим оптимальное состояние материально-технической базы, необходимой для начала комплексной информатизации. Предположим, в нашей школе 1000 учеников и 100 сотрудников. И хорошо, если в ней:
- есть компьютерный класс, в котором иногда можно выделить время для работы сотрудников;
- есть 2-3 компьютера у работников администрации, компьютер у секретаря и компьютер в учительской;
- компьютерный класс и остальные компьютеры объединены в локальную вычислительную сеть;
- в качестве сервера используется один из рабочих компьютеров, например, компьютер у одного из завучей или компьютер в учительской.

Предположим, что соответствующей компьютерной базы в полном объеме пока нет. Однако Вы точно знаете, что она появится в ближайшее время. Минимальная оснащенность, при которой стоит начинать работу – компьютерный класс и один административный компьютер.

Предположим, что административные компьютеры и компьютерный класс в локальную вычислительную сеть не объединены. Значит нужно начинать искать финансовые ресурсы, чтобы такую сеть в кратчайшие сроки сделать. Не самое лучшее решение – сделать фрагмент сети дешевым некачественным способом. В дальнейшем ее все равно придется переделывать под соответствующие стандарты.

На короткое время допустим вариант, когда работа начинается на одном компьютере. Это должен быть компьютер, к которому возможен коллективный доступ. Еще один вариант: на этапе ввода основного массива данных административный программный комплекс устанавливается в сети компьютерного класса. Затем, если построение локальной вычислительной сети затягивается, комплекс и наполненная база данных переносятся на отдельный компьютер.

На первом этапе обязательно наличие хотя бы одного компьютера, у которого нет постоянного владельца, но к которому есть доступ учителям и классным руководителям. Я рекомендую поставить его в учительскую. Пока это сделано не будет, считать, что школа прошла уровень Старт*, нельзя. Даже если все данные введены и постоянно обновляются.

Неплохо, если хотя бы на одном компьютере есть подключение к сети Интернет, пусть пока и с помощью коммутируемого доступа. Это не является обязательным условием. Но для специалистов, ответственных за информатизацию, очень важна возможность поискать в Интернете новинки по информатизации системы образования, по развитию и опыту применения Перспективной Школы, обменяться электронными сообщениями с коллегами и партнерами.

Особенность внедрения Перспективной Школы на первом этапе заключается в том, что, по сути, должен использоваться всего лишь один программный комплекс. Он предназначен для автоматизации базовых деловых процессов административной деятельности. К его основным функциональным возможностям следует отнести:
- накопление и предоставление общих данных о школе, сведений о зданиях, помещениях, классах, предметах, штатном расписании;
- накопление и предоставление общих и специальных данных об участниках образовательного процесса: учащихся, сотрудниках, родителях, партнерах;
- описание организационной структуры школы, т.е. структуры и состава учебных, творческих, методических и иных коллективов;
- формирование учебных планов, распределение учебной нагрузки по классам, учебным группам и между преподавателями;
- накопление, анализ и публикации данных об успеваемости за учебные периоды (четверти, триместры) и в целом за учебный год, результатов административных контрольных срезов;
- генерация и последующая публикация различных отчетов о деятельности школы.

Основные участники

Основные пользователи Перспективной Школы на первом этапе – работники школьной администрации, а также секретарь школы. Для решения отдельных задач по вводу и обработке данных к работе привлекаются и другие члены педагогического коллектива: классные руководители, учителя-предметники, руководители кружков и секций, групп продленного дня.

Функцию стратегического планирования комплексной информатизации в идеальном случае должна выполнять небольшая творческая группа единомышленников. Руководить ее работой должен директор школы.

Координация внедрения Перспективной Школы требует достаточно много временных и интеллектуальных усилий. Рассчитывать, что с нею справится директор школы, нельзя, даже если он является большим знатоком и поклонником информационных технологий. Поэтому директор должен иметь в штате специалиста, которому роль координатора будут делегирована.

Это не значит, что директор может самоустраниться от процессов информатизации. Коллектив чутко отслеживает приоритеты первого лица и соответственно под эти приоритеты подстраивается. Если в приоритетах информатизация не будет занимать одну из трех первых строчек – заниматься ею сотрудники будут между делом. Поэтому, делегируя своему помощнику основные полномочия в этих вопросах, директор не может делегировать свое ЖЕЛАНИЕ и ВОЛЮ довести проект до конца. И еще маленькое замечание. Выбирая помощника, который будет руководить проектом по внедрению Перспективной Школы, директор должен ему полностью доверять, как в профессиональном, так и в моральном плане. Доверять так, чтобы, не задумываясь, поддерживать его начинания, постоянно укреплять его авторитет в глазах коллектива.

Далее этого специалиста будем называть Координатором. На год-два Координатор должен посвятить себя реализации проекта и добиться того, чтобы школа вышла, как минимум, на уровень Стандарт***.

Координатор назначается приказом директора. Приказ должен быть доведен до всех сотрудников. Директор должен озвучить перед всем коллективом те права и обязанности, которые он делегировал Координатору. Координатор должен в обязательном порядке стать членом администрации и именно так восприниматься в коллективе. Даже если это нельзя сделать официально (нет соответствующих административных ставок), директор должен найти способ правильно позиционировать своего помощника.

Для Координатора важно иметь организаторские способности и уметь управлять людьми. Координатор должен отчетливо видеть перспективы развития школы в целом и хорошо понимать место Перспективной Школы в этих процессах, уметь сопоставлять план развития школы с планом комплексной информатизации. Координатор должен быть квалифицированным пользователем компьютера, которому интересно следить за развитием информационных технологий. Очень хороший вариант, если Координатор хочет делать карьеру и свою роль рассматривает как трамплин. На мой взгляд, человеку, который вывел школу на уровень Стандарт***, вполне можно доверить самостоятельный участок работы. Например, кресло директора школы-новостройки.

Еще одна важная роль в проекте – системный администратор Перспективной Школы (далее Администратор). Администратор отвечает за то, что все программные комплексы работают так, как надо. Он должен иметь достаточно высокую квалификацию в сфере информационных технологий. На первом этапе наличие Администратора не критично. В обязательном порядке он должен появиться только на втором этапе.

Следует понимать и постоянно помнить, что из-за технических ошибок и недоработок Администратора могут пострадать результаты работы всего коллектива за несколько лет. Поэтому рекомендую не сбрасывать со счетов другой вариант, когда помимо приема на работу Администратора школа заключает договор с ИТ-компанией, которая профессионально занимается сопровождением сложных информационных систем.

План внедрения

Планов внедрения у Вас должно быть два: стратегический и тактический. Стратегический план – это общая программа действий по внедрению Перспективной Школы, рассчитанная на несколько лет. Тактический – это план внедрения на очередном этапе.

Первые шаги по внедрению Перспективной Школы делаются еще до появления планов. Принятие принципиального решения о внедрении – это первый шаг. Приказ о назначение Координатора – второй. Разработка стратегического плана – третий. И четвертый шаг – разработка плана действий на первом этапе внедрения. В этом плане необходимо предусмотреть:
- мероприятия по пропаганде и популяризации проекта среди сотрудников;
- доведение материально-технической базы до приемлемого состояния;
- приобретение, установку и настройку программного обеспечения;
- распределение и нормативное закрепление обязанностей по работе с программным обеспечением;
-освоение программного обеспечения ключевыми участниками проекта, программы и графики обучения пользователей;
- сбор и ввод первичных данных, разработку и внедрение регламента по их систематическому обновлению;
- организацию работы сотрудников с программами комплекса (автоматизацию отдельных деловых процессов).

Популяризация проекта

Напомню, что одна из основных задач первого этапа – создание правильной атмосферы в педагогическом коллективе. Сначала у директора и Координатора вряд ли будет много помощников. В самом худшем случае сдвигать воз информатизации им придется вдвоем. В дальнейшем число активных сторонников будет постоянно расти, и можно будет рассчитывать на массовую поддержку проекта со стороны сотрудников, учащихся и их родителей.

Тем не менее, формирование армии сторонников нужно начинать в самом начале первого этапа. Для этого до всех сотрудников необходимо донести:
- волю руководства заняться этим проектом, довести его до конца и веру в то, что все так и будет;
- требования к членам педагогического коллектива, четко позиционированные во времени;
- тактические задачи, с конкретными сроками, ответственными и критериями оценки.

В каком объеме, и в каком виде доводить до коллектива стратегические планы, Вы должны принять решение сами. Если обстановка в коллективе дружеская, демократичная, их, безусловно, можно и нужно озвучить. Можно добавить в изложение немного юмора. Сказка, она и есть сказка, что с нее возьмешь!

Для решения этих задач лучше всего провести общее собрание. С короткой вводной речью должен выступить директор. Может быть, именно на этом собрании стоит представить коллективу Координатора. С описание планов и перспектив должен выступить Координатор. Выступление Координатора в обязательном порядке нужно сопроводить презентацией. Ради такого случая, если проектора нет, его нужно позаимствовать на время.

Коллектив должен понять – грядут перемены, и в окопах теперь отсидеться не удастся.

Подготовка пользователей

Кадры решают все! У этого лозунга есть два подтекста. Для решения любой задачи нужны подходящие кадры. Для решения любой задачи нужно подготовить кадры должным образом. Как правило, подобрать подходящие кадры, изначально готовые к решению поставленных Вами задач, удается крайне редко. В системе образования это особенно сложно, учитывая разницу в зарплатах учителей и, скажем, менеджеров успешных компаний. Поэтому ставку остается делать в основном на подготовку тех кадров, которые есть в наличии.

Хотелось бы здесь отметить, что те, кто обвиняет учительство в консерватизме и слабой восприимчивости к новым технологиям, – заблуждаются! Поставьте любому учителю-предметнику в его кабинет ноутбук и мультимедийный проектор, ничему его не учите, разрешите уносить ноутбук домой и через месяц посмотрите, что будет. В девяноста случаях из ста, Вы получите фаната пакета Microsoft Power Point, способного делать вполне приличные учебные презентации. На полке в кабинете появится 5-6 компакт-дисков с обучающими программами, которые учитель купит из собственной зарплаты. Я считаю, что учителя очень восприимчивы к новым технологиям. Нужно только создать условия и немного их к этому подтолкнуть.

Таким толчком, безусловно, можно считать курсы по освоению компьютера. Их вполне успешно можно совместить с курсами по освоению программ, внедряемых на первом этапе. И в этой связи отметим третью важную роль – консультанта Перспективной Школы (далее – Консультант). Ее должен взять на себя кто-то из сотрудников школы. Консультант помогает Координатору организовывать и проводить обучение пользователей, консультирует сотрудников по сложным аспектам использования программных комплексов. Консультант должен хорошо знать все программные комплексы, входящие в Перспективную Школу, понимать, как они интегрированы между собой.

Можно рассматривать вариант, когда роль Консультанта возложена не на одного человека, а на нескольких. Это могут быть сам Координатор, Администратор, учитель информатики, лаборант кабинета информатики, "продвинутый" учитель-предметник. Поэтому далее, когда встречается слово "Консультант", следует понимать, что это не обязательно один человек.

Координатор совместно с Консультантом должны составить программу обучения, вместе провести первые занятия. Часто после двух-трех занятий у многих технических специалистов просыпаются скрытые педагогические способности. Как правило, это люди молодые, им нравится учить маститых преподавателей. Поэтому попробуйте вовлечь в эту работу Администратора. Если ему понравится, лучшего кандидата на роль Консультанта придумать сложно.

Необходимо, если это не было сделано ранее, выяснить четкую картину: кто из сотрудников владеет компьютером и на каком уровне. Необходимо составить план-график обучения, причем с учетом имеющейся в наличии материально-технической базы.

Не ставьте на данном этапе задачу, научить всех ВСЕМУ. Информационные технологии, как и иностранный язык, без практики быстро забываются. Поэтому сотрудника нужно учить тому, что он сможет использовать в повседневной деятельности с учетом всех ограничений на материальные ресурсы.

В этом вопросе, если не учитывать ограничения на доступные ресурсы, можно легко и почти незаметно породить множество причин для конфликтов. Если учитель освоил работу в Интернете, а доступа ему не предоставляют – это фактор раздражения и напряжения. Если всех учителей обучили разрабатывать презентации, а в школе всего один проектор – это возможная причина для конфликтов. Поэтому всегда соотносите свои просветительские амбиции с имеющимися ресурсами.

Сбор и ввод данных о людях

Наиболее трудоемкая задача, которая решается на первом этапе – ввод сведений обо всех людях: сотрудниках, учениках, родителях. Я советую решать эту задачу в два этапа:
- обо всех людях быстро ввести общую информацию, т.е. ту, которая им присуща независимо от принадлежности к той или иной категории (ФИО, адресные данные и др.);
- для каждой категории людей постепенно вводить специальную информацию, т.е. ту, которая присуща только этой категории (отдельно для сотрудников, отдельно для учеников, отдельно для родителей).

За ввод и обновление общей информации лучше всего, если будет отвечать один человек. Назовем его Оператор, и это будет четвертая важная роль в рамках внедрения Перспективной Школы. Этот человек должен пройти соответствующее обучение. Неплохо, если Администратор примет у него зачет на допуск к работе. Работу Оператора можно разделить на две части. Первая часть, короткая по времени, но очень объемная – это ввод всех списков, то есть около 3000 записей о сотрудниках, учениках и их родителях. Вторая часть – постоянное обновление информации (уволился сотрудник, пришел новый ученик и т.п.). В среднем это не будет занимать более 10 минут в день.

При начальном заполнении базы данных Оператору можно дать в помощь несколько человек. Это сократит ввод данных с двух-трех недель до нескольких дней. Главная проблема, с которой столкнется школа в это время, – сбор данных и передача их в приемлемой форме сотрудникам, отвечающим за ввод. Лучше всего заготовить для этого бланки, которые заполнят сотрудники, владеющие нужной информацией. Классные руководители могут заполнить бланки по ученикам и родителям. Те, кто отвечают за кадровый учет, предоставят общие и специальные сведения о сотрудниках.

Если в школе уже имеются списки сотрудников, учащихся и родителей в электронной форме, стоит приложить усилия, чтобы автоматически перенести их в новую базу данных. Чаще всего сделать это гораздо проще, чем вводить данные заново.

В дальнейшем право на изменение общих данных, на удаление или добавление новых людей должно быть только у Оператора (и для страховки у Администратора). В противном случае неизбежны ситуации, когда в базе будут появляться дублирующие и исчезать нужные записи.

Ввод специальных данных лучше проводить силами тех сотрудников, которые данной информацией владеют. Так, например, специальную информацию об учениках и родителях лучше всего вводить классным руководителям. Естественно, перед этим они должны пройти обучение. Организовать это можно в компьютерном классе. При четкой и грамотной организации такая работа вместе с обучением может занять менее недели.

Ввод специальных данных не следует осуществлять по той же схеме, что и ввод общих данных. Подход, при котором весь коллектив собирает данные, а вводят их несколько человек, в данной ситуации не самый удачный. Во-первых, ввод данных затянется не менее, чем на месяц. Во-вторых, ваши сотрудники, ответственные за ввод, будут испытывать к программам неприкрытую неприязнь (попробуйте представить себе трудоемкость!). Если этим будут заниматься Администратор или, того хуже, Координатор, то провал проекта практически неизбежен. В-третьих, Вы упустите замечательный повод обучить весь коллектив работать с программами Перспективной Школы. В-четвертых, к данным, которые введены собственными руками, отношение более ответственное, чем к данным, которые вводил кто-то другой.

После того как наполнение базы данных информацией о людях будет завершено, школа получит простой по сути, но очень полезный результат. Любой список – сотрудников, учеников, родителей – можно будет получить в течение нескольких минут, обратившись с соответствующим запросом к базе данных. При этом полностью исчезает зависимость сотрудников от реальных владельцев информации, а также от школьного секретаря. В некоторых школах он был единственным, кто мог подобный список быстро подготовить.

Описание организационной структуры

Школа – сложная, иерархически организованная структура, в которой люди объединены в самые разнообразные группы. Классы, учебные группы (например, для изучения иностранного языка), кружки и секции, спортивные команды, детское научное общество, детские и взрослые общественные организации, школьная команда КВН и школьный ВИА, ученический актив и группы учащихся на контроле, родительские комитеты, попечительский совет, методические объединения, творческие группы и группы по интересам. Список можно продолжать. При этом одни группы могут существовать несколько лет, другие – несколько недель. В одной и той же группе могут быть представители разных категорий: ученики, учителя, родители, партнеры. Один и тот же человек может входить в несколько групп, причем их число иногда достигает нескольких десятков.

Для того чтобы эта организационная структура, существующая в реальной жизни, не потерялась, в Перспективной Школе должны быть специальные программы. На первом этапе не ставится задача полностью описать все существующие группы людей и выстроить из них полную организационную структуру школы. Должны быть описаны учебные группы, то есть те группы, на которые разбиваются учащиеся класса при изучении тех или иных предметов. Рекомендуется также сформировать кружки и секции, группы продленного дня, то есть те коллективы, у которых есть официально назначенные руководители.

Формирование организационной структуры можно разбить на три этапа. На первом этапе классные руководители формируют учебные группы в своих классах. На втором этапе Оператор, прошедший дополнительную подготовку, формируют перечень групп продленного дня, кружков и секций и назначает для каждой группы руководителя. Информацию ему должны предоставить заместители директора, курирующие соответствующие направления. На третьем этапе назначенные руководители вводят составы своих групп. Естественно, что перед этим они должны пройти соответствующее обучение.

Полное формирование организационной структуры следует завершить на уровне Стандарт***, когда будет внедряться общедоступная Web-система для поиска и навигации по организационной структуре.

Формирование учебной нагрузки

Следующий шаг по внедрению Перспективной Школы на первом этапе – внесение в базу данных учебных планов и педагогической нагрузки преподавателей. Формирование учебной нагрузки – это занятие для профессионалов, то есть, для заместителей директора, отвечающих за это в силу своих функциональных обязанностей. Как правило, это два завуча: один отвечает за начальную школу, другой за все остальные классы. Именно этих людей Консультант должен последовательно и методично обучить работать с соответствующей программой. При этом следует учитывать, что Консультант, хорошо разбираясь в компьютерных программах, может ничего не понимать в школьной бюрократии. Поэтому лучше всего, если обучение будет совмещено с вводом реальных данных. Еще точнее – осваивать программу для формирования учебной нагрузки Консультант и заместители директора должны вместе.

Освоение программы по формированию нагрузки – тот редкий случай, когда лучше сначала потренироваться на демонстрационной базе данных. В этом случае боязнь испортить данные не сковывает любознательность и желание во всем разобраться. Установку и настройку демонстрационной базы должен обеспечить Администратор.

Учебная нагрузка является основной для работы всех программных комплексов, относящихся к учебному процессу. Она, по сути, связывает воедино учеников, учителей и предметы. Допущенные при вводе учебной нагрузки ошибки устранить можно, но сделать это значительно сложнее, чем изменить ошибку в фамилии ученика или неправильную дату рождения. Поэтому еще раз подчеркну, что действовать по поговорке: семь раз отмерь, один раз отрежь.

Накопление и анализ итоговой успеваемости

О системном внедрении информационных технологий в учебный процесс пойдет речь в следующих главах. Однако уже на первом этапе информационные технологии могут принести существенную пользу, если с их помощью проводить накопление и анализ итоговой успеваемости. К итоговой успеваемости ученика в данном контексте относятся отметки за четверти, за экзамены, отметки по административным контрольным срезам и тестам, а также отметки за год.

По результатам каждой четверти заместитель директора, отвечающий за учебный процесс, тратит немало времени для получения сводной картины об успеваемости в школе. Автоматизация этой работы позволит:
- существенно сократить время на проведение анализа итоговой успеваемости (то есть, снизить нагрузку на администрацию школы);
- повысить качество аналитической работы за счет автоматического выявления "узких мест" и проблем.

При помощи специальных инструментов можно будет выявлять:
- снижение успеваемости от четверти к четверти по классам, предметам, преподавателям, отдельным ученикам;
- отклонения в успеваемости классов и конкретных учеников по отдельным предметам;
- потенциальные проблемы в отношениях между классами и учителями-предметниками.

На основе анализа итоговой успеваемости администрация сможет принимать управленческие решения о необходимости систематического мониторинга и более глубокого анализа тех или иных процессов. Например, поставить на постоянный контроль преподавание в классе, в котором начала снижаться успеваемость по всем предметам. Или работу учителя, отметки которого резко отличаются от отметок, выставляемых всеми другими учителями в ту или иную сторону.

Как и другую информацию об учениках, итоговые отметки можно вводить в базу данных двумя способами. Первый, когда отметки вводят один или несколько назначенных ответственных сотрудников, например, Оператор. В этом случае они переносят отметки в программу из классных журналов. Второй способ предполагает, что отметки вводят сами учителя-предметники. Про недостатки первого способа упоминалось выше, поэтому добавить здесь нечего. Рекомендую потратить немного больше усилий на обучение всех учителей и организовать ввод данных по второму способу. При этом отмечу, что ввод итоговой успеваемости выполняется периодически, то есть, после каждой четверти. Занимает это не более 2-3 дней (при условии, конечно, что все отметки в журналы выставлены).

Анализ итоговой успеваемости можно осуществлять двумя способами. Во-первых, в соответствующем программном комплексе должен быть режим просмотра отметок по классам, по предметам, по преподавателям. Основной анализ успеваемости должен выполняться с помощью автоматически генерируемых отчетов. Такие отчеты позволяют провести комплексный анализ итоговой успеваемости, выявить отклонения от допустимых значений. Например, автоматически отобрать все классы, в которых успеваемость по конкретному предмету снизилась во второй четверти по сравнению с первой более чем 0,3 балла.

Работа с отчетными формами

Школа постоянно порождает множество документов, которые по сути своей являются отчетами о ее деятельности. Ее ответственные сотрудники готовят справки о состоянии учебных и служебных помещений, материальной базы, библиотечного фонда, прилегающей территории, профильного обучения и обучения на дому, состоянии здоровья детей, квалификации педагогических кадров, условиях обучения в семьях и т.д. и т.п. Некоторые справки приходится предоставлять по несколько раз в год, и каждый раз заново их готовить. Многие отчеты нужны администрации школы для собственной управленческой деятельности. На их подготовку уходит значительная часть рабочего времени сотрудников. Поэтому для руководства школы автоматическая генерация отчетов – по сути, одна из важнейших функциональных возможностей Перспективной Школы.

Любая современная автоматизированная система генерирует готовые отчеты "на лету", обрабатывая те данные, которые есть в базе на текущий момент. Для каждого отчета создается специальный шаблон, в котором описан внешний вид итогового документа, а также правила, по которым в ячейки документа заносится информация из базы данных. Будем называть такой шаблон отчетной формой.

Программа, с помощью которой на основе отчетных форм генерируются готовые отчеты, должна быть установлена и настроена на всех компьютерах, предназначенных для сотрудников. В первую очередь, на компьютерах работников школьной администрации.

Отчетные формы должны храниться в специальной библиотеке. Для каждой отчетной формы должен быть определен круг пользователей, которые на ее основе могут генерировать отчеты. Базовые наборы отчетных форм, которые изначально включаются в поставку программного обеспечения, как правило, удовлетворяют примерно 60% запросов пользователей. Остальные 40% – это отчетные формы, имеющие специфический характер.

Для пополнения библиотеки отчетных форм можно предложить два подхода.

Зарегистрированные пользователи по специальной подписке систематически получают дополнительные комплекты отчетных форм. Такую подписку должны в обязательном порядке обеспечить разработчики программного обеспечения. Она может быть дополнена региональными отчетными формами. Их, например, могут разрабатывать в региональном центре информационных образовательных технологий.

Школа осваивает инструментарий, с помощью которого можно строить собственные отчеты. Этот вариант маловероятен, так как для этого нужен программист, способный подобный инструментарий освоить. При нынешнем состоянии рынка труда, школа вряд ли сможет конкурировать за таких специалистов с софтверными компаниями.

С помощью отчетных форм школа может подготовить красиво оформленную подборку аналитических документов, при желании ее распечатать и сделать не менее красивую их подшивку.

Контроль внедрения

Важнейшим элементом любого внедрения является контроль за его ходом и результатами. Он помогает вовремя определить, что процесс забуксовал или пошел не туда, куда нужно, или не так, как нужно. Поэтому предложу директору школы и Координатору проекта несколько простых приемов, позволяющих оценивать ход работ на первом этапе.

Проверка заполнения базы данных. Предположим, у Вас есть на столе компьютер, который подключен к школьной сети. Самый простой способ проверить наполнение базы данных – выполнить несколько отчетов. По итоговому документу опытный руководитель сразу сможет оценить, все ли данные введены и насколько они достоверны. Еще один способ – попросите Оператора принести список кружков и секций (это позволит проверить, как идет формирование структуры школы). Попросите принести список родителей, которые работают, например, бухгалтерами (это позволит проверить, как заполнены сведения о родителях).

Проверка доступности программ. Оценить, как установлены и настроены программы в сети, лучше всего так. Зайдите на перерыве в учительскую и попросите кого-нибудь из присутствующих классных руководителей запустить программу с данными об учениках и показать список своего класса. Если в учительской компьютера нет, остановите классного руководителя в коридоре и попросите его о том же. Если он уверенно поведет Вас к какому-нибудь компьютеру и выполнит просьбу, значит, Ваш Администратор свои обязанности выполняет.

Проверка освоения программ. Поспросите секретаря срочно принести список учащихся, отвечающих какому-нибудь набору параметров. Например, девочек седьмых и восьмых классов, проживающих на улице Пушкина. С помощью программ Перспективной Школы эта работа должна занять от силы 10 минут.

Проверка использования программ. Пока достаточно проверить, как используют программы работники администрации и классные руководители. Лучший способ: зайдите на родительское собрание и посмотрите, какие документы, и в какой форме подготовил для себя и родителей классный руководитель.

Проверка отношения к процессу. Периодически беседуйте с теми сотрудниками, с которыми у Вас доверительные отношения. На этапе Старт* благожелательного отношения не ждите. Но и уровень недовольства при правильном внедрении должен быть минимальным, практически фоновым. Если брожения серьезные и недовольство достаточно явное, то где-то допущены просчеты. Плохо прошло обучение, программы работают нестабильно (сбои в сети, вирусы и т.п.), слишком жесткий темп по вводу данных. Когда почувствуете, что в целом отношение к проекту близких Вам людей нормальное, проведите анонимное анкетирование всего коллектива.

Основные результаты

Перечислим некоторые практические результаты внедрения Перспективной Школы на первом этапе:
- информация о конкретном человеке может быть получена без привлечения сотрудников, которые этой информацией владеют;
- любые списки (учеников, сотрудников, родителей) получаются легко и быстро, при этом они сразу имеют приемлемое для печати оформление;
- многие отчетные формы, с которыми работает администрация, получаются автоматически;
- анализ итоговой успеваемости проводится быстро и комплексно, при этом есть возможность отслеживать результаты в динамике, сопоставлять разные виды оценок, публиковать результаты с использованием наглядных графиков и диаграмм;
- практически у всех сотрудников снят психологический барьер по использованию компьютера, все хоть немного могут "нажимать кнопки".

Резюме

Главная цель первого этапа – создание информационной, организационной и психологической основы для дальнейшей комплексной информатизации. Главные задачи – накопление и последующее использование данных.

Первый этап – это время стратегического планирования. Школа должна определить на ближайшие два-три года перспективы выхода на следующие уровни комплексной информатизации.

Для начала работ на первом этапе нужна минимальная компьютерная база, которая есть практически в каждой школе. До завершения работ и перехода на следующий уровень оснащенность компьютерной техникой должна быть доведена до рекомендуемого состояния.

Главные действующие лица, от которых зависит успех всего проекта, – директор школы и Координатор. Координатору директор делегирует основные права и обязанности по проекту. Их основные помощники Администратор, Консультант и Оператор.

Обучение основам работы на компьютере должно охватить всех сотрудников. При этом не следует перегружать учебную программу теми сведениями, которые нельзя будет сразу же использовать. Убеждение педагогического коллектива – важнейшая задача, которую должны решить директор и Координатор. Все сотрудники должны осознать: проекту быть!

Первая практическая задача – накопление первичных данных, формирование организационной структуры школы. Эту задачу нельзя перекладывать на нескольких человек, участвовать в работе должны все владельцы информации. Они же станут первыми, кто начнет получать от этой информации практическую выгоду.

Итоговая успеваемость – первая учебная информация, предполагающая серьезную аналитическую обработку. Соответствующая программа должна стать важным инструментом повседневной деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе.

После ввода первичных данных начинается их реальное использование. Главный инструмент для этого – отчетные формы. Автоматическая генерация готовых отчетов способна существенно помочь администрации школы.

Глава 6. ИТ в работе школьных служб